Dataskyddsbeskrivning för system för skoglig information

Finlands skogscentral

skogsdirektör Anna Rakemaa

telefon 029 432 400 (växel)

e-post registrator(at)skogscentralen.fi

Finlands skogscentrals system för skoglig information

Asta Härkönen

Kauppakatu 25 A, 87100 Kajana

tfn 029 432 5105

e-postadress fornamn.efternamn(at)skogscentralen.fi

Systemet för skoglig information och registerhållningen grundar sig på lagen om Finlands skogscentrals system för skoglig information (419/2011). På systemet tillämpas EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016), dataskyddslagen (1050/2018), lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet (621/1999), lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019), lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019), förvaltningslagen (424/2003) samt andra bestämmelser om behandling av personuppgifter och datasekretess. Personuppgifterna i datasystemet utgör ett sådant register som avses i dataskyddsförordningen, som innehåller personuppgifter. Registret används av Finlands skogscentral.

Personuppgifterna används i skötseln av offentliga förvaltningsuppgifter som stadgas i lagen om Finlands skogscentral (418/2011). Till de uppgifterna hör bland annat skötsel av uppgifter som berör skogsdata, rådgivning till privata skogsägare, utbildning och information, förvaltningsärenden som kommer an på Skogscentralen, planerings- och utredningsuppgifter och olika uppgifter för att befrämja skogsbaserade näringar, bevarandet av skogens biologiska mångfald och annan miljöhänsyn.

Information som gäller förvaltningsuppgifter får behandlas också i statistiksyfte och för att producera annat informationsmaterial, där uppgifter om enskilda personer inte går att identifiera.

Skogsdatasystemet som avses i lagen om Finlands skogscentrals system för skoglig information består av följande uppgifter:

• information gällande förvaltningsärenden som har att göra med offentliga förvaltningsuppgifter enligt 8 § i lagen om Finlands skogscentral
• skogsdata som berör fysiska personer
• information i anslutning till fysiska personer om ägande och besittning av fastigheter; och
• kunduppgifter om fysiska personer.

I datasystemet sparas förutom personuppgifter också annan information som behövs för systemets användningsändamål. Registret består av elektronisk information som upprätthålls med automatisk databehandling och av dokumentmaterial och ett dokumentarkiv i pappersform.

Information om skogstillgångar, avverkningsplaner, skogsvårds- och skogsförbättringsarbeten och granskningar

Information om anmälningar, ansökningar, planer och beslut i anslutning till verkställandet och övervakningen av skogslagen (1093/1996), temporära lagen om finansiering av hållbart skogsbruk (34/2015), lagen om temporärt stöd för beskogning (1114 /2020), lagen om ett temporärt incitamentsystem för skogsbruket (71/2023) och viltskadelagen (105/2009, hjortdjursskador), samt skogsdata som upprätthålls kontinuerligt.

• Anmälan om användning av skog innehåller bland annat skogsägarens namn och kontaktuppgifter, fastighetsuppgifter, namn och kontaktuppgifter till avverkningsrättens innehavare, till den som fått fullmakt att göra anmälan och till upprättaren av anmälan, samt uppgifter om objektet och var det finns. Därtill eventuella andra dokument som hänför sig till övervakningen och verkställandet av skogslagen. Uppgifterna i anmälan definieras i Jord- och skogsbruksministeriets förordning om anmälan om användning av skog (1320/2013) och i skogsdatalagen (419/2011).
• I dokument enligt finansieringslagen: namn och kontaktuppgifter till skogsägare, ombud och ansvarspersoner, fastighetsuppgifter, namn och kontouppgifter för den som får stöd, lån eller ersättning, samt uppgifter om objektet och var det finns. Därtill övriga dokument som har att göra med övervakningen av finansieringslagen. Informationen som ska ingå i dokumenten bestäms i 22 § i den temporära lagen om finansiering av hållbart skogsbruk och i Jord- och skogsbruksministeriets förordning om kraven på innehållet i de handlingar som gäller finansieringen av hållbart skogsbruk (622/2015) och 11 § i statsunderstödslagen (688/2001).
• Dokumenten enligt lagen om ett temporärt incitamentssystem för skogsbruket (Metka) innehåller skogsägarens, ombudets och ansvarspersonens namn- och kontaktuppgifter, personbeteckning, fastighetsuppgifter samt stödmottagarens namn- och bankkontouppgifter samt uppgifter om objektet och dess läge. Bestämmelser om de uppgifter som ska ingå i dokumenten finns i lagen om ett temporärt incitamentsystem för skogsbruket (71/2023), i JSM:s förordning om ett temporärt incitamentsystem för skogsbruket (1221/2023) och i 11 § i statsunderstödslagen (688/2001).
• Dokument i anslutning till beskogning innehåller skogsägarens, ombudets och ansvarspersonens namn och kontaktuppgifter, personbeteckningar, stödmottagarens namn och bankuppgifter samt information om beskogningsobjektet och dess geografiska läge. I Jord- och skogsbruksministeriets förordning ges närmare föreskrifter för sökandet och uppgifter som anges i ansökan (113/2021). Innehållet i beslut om beskogningsstöd definieras i 11 § i statsunderstödslagen (688/2001) och i lagen om beskogningsstöd (1114/2020). Lagen om beskogningsstöd var temporär och upphörde 31.12.2023. Skogscentralen fattade stödbeslut om ansökningarna senast 30.6.2024.
• Uppgifter i dokument om ansökningar och ersättningar för hjortdjursskador samt granskningar för att konstatera skogsskador, enligt viltskadelagen.
• Information som samlats in vid fältgranskningar om projekt enligt finansieringslagen, avverkningsplaner, genomförda avverkningar, drivningskvalitet, fullgörande av förnyelseskyldigheten och hjortdjursskador.
• Skogsdatan innehåller figurvisa uppgifter om jordmånen och trädbeståndet, åtgärdsförslag och mångfald (bl.a. värdefulla livsmiljöer enligt skogslagen och andra naturobjekt), som bygger på inventeringsmaterial och tolkning av laserskannat material. Information om växtplats och bestånd som bygger på tolkning av laserskannat material finns också i rasterform (16x16m rutor). Skogsdata kan kopplas ihop med fastigheten och skogsägaren.

Kundinformation

• Information om ägande och besittning av fastigheter: fastighetens ägare, en samägd fastighets samägare och ombud, ägarandelen, dagen då ett äganderättsförhållande har inletts och upphört samt andra sådana uppgifter om ägande och besittning av fastigheter som är nödvändiga för skötseln av offentliga förvaltningsuppgifter.
• Information om begränsningar gällande fastigheten.
• Kunduppgifter om fysiska personer: namn, adress och andra kontaktuppgifter, personbeteckning, företags- och samfundsnummer, modersmål, bankförbindelse, kundens förhållande till fastigheten, förbud och samtycken angående utlämnande av information samt annan kundinformation som behövs för att sköta de offentliga förvaltningsuppgifterna. Med kund avses privata markägare, ombud för privata markägare, eller andra aktörer i skogsbranschen som sköter ärenden med Skogscentralen.
• Ibruktagnings- och inloggningsuppgifter för tjänsten MinSkog.fi, samtycken och förbud som getts för behandling och utlämnande av personuppgifter, respons som getts i tjänsten samt tidpunkten, längden, orsaken till kontakten och diskussionen.
• I tjänsten MinSkog.fi kan man lämna en kontaktbegäran till aktörer inom skogsbranschen som använder tjänsten och till Skogscentralen. I kontaktbegäranden som riktas till aktören sparas tiden då kontaktbegäran har skickats, orsaken till kontakten, den mottagande aktören och den e- postadress/det telefonnummer som kunden vill ha att aktören ska lämna sitt svar till samt om kontakten är en anbudsbegäran eller en konsultation.
• Tjänsten MinSkog.fi kan innehålla mål för naturvården som skogsägaren själv har sparat.
• Om kunderna kontaktar kundtjänsten per telefon sparas kundens telefonnummer, tidpunkten för kontakten, dess längd och orsak. Den respons som kunden ger i responsförfrågan som skickas per sms efter telefonsamtalet sparas. Av e-postmeddelanden som inkommit till kundtjänsten sparas innehållet, tidpunkten och orsaken.
• Uppgiften om att man hör till Skogscentralens kundgemenskap (Pihka) sparas i samband med att man ansluter sig och den angivna e-postadressen och telefonnumret uppdateras i kunduppgifterna. Det är frivilligt att höra till kundgemenskapen. Uppgifter som samlas in i enkäter för medlemmarna kopplas inte till en person. Uppgifter om att man deltar i kundgemenskapens enkät eller ett evenemang sparas.
• Uppgifter för anmälan, deltagande och arrangemang av utbildningar, webbinarier och evenemang i Lyyti-evenemangshanteringssystemet: namn, adress, telefonnummer, e-postadress, vid behov födelsedatum, eventuell organisationsnamn, organisationens FO-nummer, faktureringsuppgifter samt andra uppgifter som behövs för att arrangera evenemanget (t.ex. specialkost, allergier). Namn- och kontaktuppgifter kan i skogsdatasystemet kopplas till eventuella andra uppgifter, såsom skogsresursdata, och användas för ändamål enligt skogslagen och lagen om Skogscentralen.
• En person kan om hen vill använda responsblanketten i webbtjänsten MinSkog.fi för att ge sina kontaktuppgifter som namn, e-postadress och telefonnummer till Skogscentralen.
• Information i Lyyti-evenemangshanteringssystemet i samband med anmälan, deltagande och arrangerande av kurser, webbinarier och evenemang: namn, adress, telefonnummer, e-postadress, vid behov födelsedatum, en eventuell organisations namn, FO-nummer, faktureringsuppgifter och andra uppgifter som behövs för ordnandet av evenemanget (t.ex. specialdiet, allergier). Namn och kontaktuppgifter kan i skogsdatasystemet kopplas ihop med eventuell annan information, till exempel skogsdata, och användas för ändamål enligt skogsdatalagen och skogscentralslagen.
• Som registreringsuppgifter i webbutbildningstjänsten: namn, telefonnummer, e-postadress, information om det är en skogsägare eller aktör i skogsbranschen, aktörens företagsnamn och användaruppgifter.
• Skogscentralen samlar anonym respons på utbildningar och evenemang som inte kan kopplas till person.
• Information om förfarandet vid Skogscentralens kurser och evenemang finns på webbsidan Evenemang och utbildningar.

Registret över samfällda skogar

Enligt lagen om samfällda skogar (109/2003) ska Skogscentralen upprätthålla ett offentligt register över samfällda skogar i sitt verksamhetsområde. Registret är en del av Finlands skogscentrals skogsdatasystem. I registret ska antecknas:

1. reglementet för den samfällda skogens delägarlag och ändringar av reglementet
2. förvaltningsnämndens medlemmar, suppleanter och ombudsmän samt deras hemort och adress
3. de personer som har rätt att teckna den samfällda skogens namn samt deras hemort och adress, samt
4. uppgift om en i 50 § avsedd utmätning samt om att utmätningen förfallit eller upphört.

Dessutom kan andra kontaktuppgifter till personerna antecknas i registret.

Annan information

• Skogscentralens webbplats använder cookies (”kakor”), det vill säga små textfiler som sparas på användarens enhet. Kakorna används för att föra statistik över användningen av webbplatsen. Informationen anonymiseras i samband med att den samlas in. Mer information om cookies finns på Skogscentralens webbsida: Om webbplatsen.
• Tjänsten MinSkog.fi kan spara eller söka uppgifter i användarens webbläsare i form av kakor. Nödvändiga kakor används som standard på grund av tjänstens tekniska funktion. Funktionella kakor ska alltid godkännas av användaren. Skogscentralen samlar in besökarstatistik om användarna med hjälp av Google Analytics. Uppgifterna kan inte kopplas till en person. Funktionella kakor och statistikuppgifter används för att utveckla tjänsten och som en del av resultatrapporteringen om Skogscentralen.
• Logginformation sparas om användning av datasystem och utlämnande av information. Den sparas för att vi ska kunna följa med användningen och utlämnandet av information i datasystemen och för att kunna utreda tekniska fel i datasystemet. Insamlingen av logginformation grundar sig på lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) och skogsdatalagen (419/2011).
• För rapportering och användning av skogsdata används en rapporteringsdatabas, som är en kopia av informationen från grundprogrammen. Det är möjligt att koppla information från andra, offentliga informationskällor till rapporteringsdatabasen.

Finlands skogscentrals system för skoglig information består av uppgifter från flera datasystem.

I Sermi-kunddatasystemet administreras skogsägar-, kund- och fastighetsuppgifter. Därtill använder Skogscentralen Lyyti-systemet för att hantera evenemang och utbildningar.

Tjänsten MinSkog.fi är en digital tjänst för skogsägare och aktörer inom skogsbranschen där de kan uträtta ärenden och läsa och använda sina egna uppgifter. Tjänsten baserar sig på stark autentisering.

KantoRiihi-systemet är avsett för verkställande av lagen om finansiering av hållbart skogsbruk (giltighetstiden har upphört 31.12.2023) och för behandling av anmälningar om användning av skog och granskningsuppgifter.

Med hjälp av Sampo-systemet behandlas stödansökningar och utbetalningar enligt lagen om ett temporärt incitamentsystem för skogsbruket, det vill säga Metka, samt tillsynsuppgifter enligt skogslagen.

För ärendehantering och arkivering används Arkki-systemet.

Kundinformation (Sermi)

• Registret uppdateras regelbundet genom massuppdateringar med information från Myndighetens för digitalisering och befolkningsdatas befolkningsdatasystem och Lantmäteriverkets fastighetsdatasystem: kundernas namn, adress, födelsedatum, personbeteckning, hemkommun, modersmål (finska/svenska), uppgifter om dödsfall, fastigheternas giltighet, areal och lagfartsuppgifter. Informationen lämnas ut till Skogscentralen för dess uppgifter i den offentliga förvaltningen. Uppgifterna regleras i skogscentralslagen (418/2011) och skogsdatalagen (419/2011).
• Skogscentralen också rätt att få identifikationsuppgifter av Skatteförvaltningen om en markägare, ett ombud, den som har besittningsrätt på en fastighet, en beskattningssammanslutning och makars samägande, för att sköta sina offentliga förvaltningsuppgifter.
• Information som personen själv gett på blanketter och i samband med skötsel av administrativa ärenden.
• Information kopplad till kundevenemang uppdateras för hand eller som automatisk överföring från andra datasystem som hör till skogsdatasystemet.
• Skogscentralen kan i sitt kunddatasystem spara saknade telefonnummer till skogsägare som den beställer av Suomen asiakastieto. I det sammanhanget iakttas Robinson-registrets förbud mot telemarknadsföring, så att telefonnummer och adresser till kunder som skaffat förbud inte lämnas ut för telemarknadsföring. Den som vill slopa sitt telemarknadsföringsförbud kan göra det genom att meddela Skogscentralen: Kontaktuppgifter.
• Mellan kundstödets kontakthanteringssystem (Elisa OC) och Skogscentralens kunddatasystem finns ett gränssnitt som sparar de samtals- och chattkontakter (MinSkog.fi) som kommer till Skogscentralens kundtjänst i realtid i kunddatasystemet. Via gränssnittet hämtas dessutom uppgifter om kontaktens tidpunkt, längd, orsak och innehållet i chattsamtalet samt respons som getts via chatten eller sms för registrering i kunddatasystemet en gång per dygn. Uppgifterna sparas i kundens ärendehistorik.
• Till kurser och evenemang anmäler man sig via evenemanghanteringssystemet Lyyti. Deltagarna ger själva anmälningsinformationen på en Lyyti-blankett. Nödvändiga anmälnings-, deltagar- och evenemangsuppgifter överförs automatiskt från Lyyti till kunduppgifterna.
• I samband med ibruktagandet av webbutbildningarna ger personen själv registreringsinformationen.
• Personuppgifter samlas in från dem som hör till kundgemenskapen i samband med att de ansluter sig till kundgemenskapen och så länge de är med i den.
• Uppgifterna i kundregistret för nyhetsbrev i datasystemet Sermi får vi av kunderna när de börjar prenumerera på nyhetsbrev på Finlands skogscentrals webbplats eller ger sina prenumerationsuppgifter till Skogscentralens personal. Vi får också information när kunder uppdaterar sina prenumerationsuppgifter och vid uppdateringar av Skogscentralens kunddatasystem.
• Man loggar in i tjänsten MinSkog.fi elektroniskt och information om ibruktagandet och inloggningen sparas i kunddatasystemet. Responsen som ges i tjänsten MinSkog.fi och behandlingen av responsen sparas i kunddatasystemet. I kunddatasystemet sparas också de kontaktbegäranden som användaren lämnar till en aktör och Skogscentralen i tjänsten.
• Tillstånd till hantering av ärenden, samtycken och förbud för utlämnande av kontaktuppgifter och behandling av skogsuppgifter som innehåller personuppgifter kan ges elektroniskt i tjänsten MinSkog.fi, i tjänsten Samtycke till behandling av skoglig information eller på pappersblanketter. Uppgifterna sparas i kunddatasystemet.
• En organisation ger i tjänsten Suomi.fi-fullmakter sina anställda fullmakt att representera organisationen i MinSkog.fi. Personuppgifterna som behövs för identifieringen sparas i Suomi.fi-identifieringstjänsten, i Suomi.fi-tjänsten och i kunddatasystemet.

Skogslagsinformation (Kanto) och motsvarande pappersarkiv

• Anmälningar enligt skogslagen som lämnats in till Skogscentralen.
• Övriga dokument och uppgifter i anslutning till övervakningen av att skogslagen följs.

Dokument som härrör till stadganden om statsstöd till privatskogsbruk (Riihi och Sampo)

• Finansieringsansökningar, projektplaner, anmälningar om verkställande enligt den temporära lagen om finansiering av hållbart skogsbruk och tidigare motsvarande bestämmelser om statliga stöd för privat skogsbruk, samt andra dokument som lämnats in till Skogscentralen eller som producerats av Skogscentralen.
• Ansökningar och verkställighetsanmälningar som lämnats in till Skogscentralen enligt lagen om temporärt stöd för beskogning, utlåtanden från NTM-centralen samt dokument och stödbeslut från Skogscentralen i samband med dem.
• Dokument som hör till ansökan, beviljande och utbetalning av stöd enligt lagen om ett temporärt incitamentsystem för skogsbruket (Metka).

Skogsdata

• Skogsdata uppdateras med laserskanningsmaterial från inventeringarna och med information om terrängen och beståndet.
• Skogsdata uppdateras också med åtgärdsuppgifter som härletts från anmälningar om användning av skog och från projekt enligt finansieringslagen, från uppgifter om avverkningsmaskiner samt från uppgifter om anmälan om anläggande av plantbestånd i tjänsten MinSkog.fi. Skogsdata kan också uppdateras med andra uppgifter som levereras till Skogscentralen, om inte Skogscentralen gör bedömningen att de innehåller väsentliga brister, fel eller feltolkningar. Uppdateringen sker kontinuerligt.
• Närmare information om uppdateringen av skogsdata finns på Skogscentralens webbplats: Upprätthållandet av informationen.

Samfällda skogar

• Informationen i registret för samfällda skogar upprätthålls med hjälp av vad delägarlagen meddelar och med information från Lantmäteriverket.

Fastighets- och terrängdata

• Lantmäteriverket: terrängdatakarta (grundkarta) och fastighetsgränsmaterial. Uppdateras kontinuerligt.

Natur- och miljöinformation

• Från Finlands miljöcentral: Natura- och naturskyddsområden, uppgifter om förekomst av hotade växter och andra organismer, grundvattenområden. Uppdatering i takt med att informationskällan uppdateras.
• Från NTM-centralerna: observerade föröknings- och rastplatser för flygekorre. Uppdateras i takt med att informationskällan uppdateras.
• Från Museiverket: Uppgifter om var det finns fornlämningar. Uppdateras i takt med att informationskällan uppdateras.

Överlämnande av kontaktuppgifter

Ur skogsdatasystemet kan Skogscentralen efter ett administrativt beslut lämna ut en privatpersons (markägares) kontaktuppgifter för skogsbruksrelaterad direktmarknadsföring och för opinions- och marknadsundersökningar eller därmed jämförbara adresserade försändelser.

För direktmarknadsföring får som urvalskriterier för markägarens kontaktuppgifter användas personens adress, hemkommun, ålder, kön, modersmål eller kontaktspråk och uppgift om hur länge personen har ägt eller innehaft fastigheten. För direktmarknadsföring får som urvalskriterier för kontaktuppgifterna dessutom användas fastighetens eller ett annat områdes areal, läge, huvudträdslag, trädbeståndets genomsnittliga volym samt åtgärdsförslag som gäller skogsvårdsarbeten och avverkningar och tidpunkten för dessa åtgärder.

Markägaren har rätt att förbjuda att hens kontaktuppgifter lämnas ut för direktmarknadsföring. Opinions- och marknadsundersökningar eller jämförbara adresserade utskick. En blankett för ett sådant förbud finns på Skogscentralens webbplats. Man kan också förbjuda användning för direktmarknadsföring genom ett fritt formulerat meddelande till Skogscentralen.

Man kan även lämna ut kontaktuppgifter till förvaltningsnämndens medlemmar, suppleanter och ombudsmän, samt personer med namnteckningsrätt för den samfällda skogen, för direktmarknadsföring, opinions- och marknadsundersökningar eller andra jämförbara adresserade försändelser, om inte personen har förbjudit det.

Man kan förbjuda utlämnande av kontaktuppgifter på en särskild blankett eller genom ett fritt formulerat meddelande till Skogscentralen.

För direktmarknadsföring kan kontaktuppgifterna väljas ut enligt område där den samfällda skogen finns, arealen på delägarlagets fastighet eller annat område som hör till det, geografiskt läge, huvudträdslag, beståndets medelvolym, åtgärdsförslag om avverkningar och skötselarbeten samt tidpunkten för dessa föreslagna åtgärder.

Informationstjänsten för samfällda skogar

Namnen på medlemmar och suppleanter i samfällda skogars förvaltningsnämnder, ombudsmän samt deras hemorter, namnen på personer med namnteckningsrätt i den samfällda skogen samt deras hemorter kan publiceras som en informationstjänst på Skogscentralens webbplats. I informationstjänsten kan uppgifter sökas genom avgränsad sökning med namnet på den samfällda skogens delägarlag eller någon annan uppgift som specificerar den samfällda skogen som sökvillkor. En fysisk persons namn, adress eller andra kontaktuppgifter får inte användas som sökkriterium.

Utlämnande av miljöinformation

Skogsdatasystemets miljöinformation finns öppet tillgänglig för alla, och kan lämnas ut på begäran om inte sekretessbestämmelserna förhindrar det. Som miljöinformation räknas skogsfigurer, rastermaterial, objekt (figurer) i anmälan om användning av skog, objekt i projekt enligt finansieringslagen och fjärrkarteringsprovytor.

Den öppna miljöinformationen som delas ut innehåller inga uppgifter om fastigheter, ägare eller aktörer. En kopia eller utskrift som innehåller miljöinformation, eller uppgifterna ifrån en sådan kopia eller utskrift, kan lämnas ut i elektronisk form. För delningen av öppen skoglig information använder Skogscentralen en tjänst för delning av geografisk information som filer, genom gränssnitt och som karttjänst.

Miljöinformation som även innehåller en fysisk persons namn, personbeteckning och kontaktuppgifter kan lämnas ut efter en skriftlig begäran med motiveringar efter ett administrativt beslut vid Skogscentralen eller med ett elektroniskt samtycke. Det samma gäller om informationsbegäran begränsas enligt dessa uppgifter.

Utlämnande av information genom digital tjänst (MinSkog.fi) och tekniskt gränssnitt

En aktör i skogsbranschen kan registreras som användare av Skogscentralens e-tjänst (MinSkog.fi) utifrån en ansökan och ett administrativt beslut vid Skogscentralen.

Information kan lämnas ut antingen genom en elektronisk förbindelse eller ett tekniskt gränssnitt för kommersiellt eller annat godtagbart bruk. Med tekniskt gränssnitt avses elektroniskt informationsutbyte mellan två eller flera informationssystem. Med elektronisk förbindelse avses en begränsad vy som genomförs i ett informationssystem och möjliggör visning av informationsmaterial.

För att få tillgång till markägarens uppgifter krävs antingen att skogsägaren gett sitt samtycke i e- tjänsten (MinSkog.fi) eller att Skogscentralen fått en skriftlig begäran och utifrån den fattat ett administrativt beslut. Aktörer kan också få tillgång till offentliga uppgifter om en privat markägare i e-tjänsten MinSkog.fi utifrån ett kundförhållande eller ett medlemskap.

Dessutom kan skogsägaren ge sitt samtycke till sina skogsuppgifter via tjänsten Samtycke till behandling av skoglig information via Suomi.fi-tjänsten med stark autentisering. Samtycket gör det möjligt att lämna ut skogsuppgifter som innehåller personuppgifter och att behandla dem i mottagarens datasystem.

Ibruktagandet av den samtyckesbaserade nedladdningstjänsten för skogsdata förutsätter en ansökan av aktören och Skogscentralens beslut om att registrera mottagaren som användare av tjänsten.

Aktörerna har också möjlighet att få uppgifter om enskilda markägare på basis av kundrelationen utan markägarens samtycke. Kriterierna för en kundrelation uppfylls om kundrelationen i anslutning till skogsbruket är kontinuerlig eller om kundrelationen är förknippad med uppdrag. Ett administrativt beslut fattas om utlämnande av uppgifter och den organisation som begärt uppgifterna kan ladda ner uppgifterna elektroniskt via tjänsten MinSkog.fi eller via gränssnittet för dataöverföring samt utnyttja uppgifterna i elektroniska ärenden i aktörstjänsten MinSkog.fi.

Samtycken och användarrättigheter som bygger på kundrelation syns för markägare i MinSkog.fi på sidan Överlåtande av skoglig information. Sidan finns under Kontakter. Samtycken kan ges och tas bort i MinSkog.fi.

Om markägaren upplever att kundrelationen har upphört och vill ta bort det tekniska gränssnitt som öppnats på basis av kundrelationen, ska markägaren först kontakta aktören i fråga till exempel genom en kontaktbegäran i tjänsten MinSkog.fi. Markägaren ska be aktören ta bort/avsluta det tekniska gränssnittet som öppnats. Aktörens huvudanvändare kan ta bort förbindelser som öppnats via det tekniska gränssnittet i tjänsten MinSkog.fi. Om markägaren inte inom rimlig tid får svar av aktören eller aktören inte vidtar åtgärder kan markägaren meddela Skogscentralen. Skogscentralen kan hindra aktörens tillgång till markägarens information om det råder osäkerhet kring huruvida det finns grund för behandling av personuppgifter. Efter att ha hört informationsmottagaren beslutar Skogscentralen om registreringen ska fortsätta eller återtas.

Användarvillkoren för MinSkog.fi finns på Skogscentralens webbplats: MinSkog.fi-tjänstens användarvillkor.

Utlämnande av uppgifter till andra myndigheter och instanser som sköter offentliga förvaltningsuppgifter

I samband med skötseln av Skogscentralens uppgifter levereras olika anmälningar från skogsdatasystemet till Skatteförvaltningen, Statskontoret, NTM- centralerna och andra myndigheter. Information ur skogsdatasystemet lämnas också ut till Livsmedelsverket och Jord- och skogsbruksministeriet.

Information kan dessutom lämnas ut till andra myndigheter för skötseln av deras uppgifter och för samarbete enligt grunderna i förvaltningslagens (434/2003) 10§ och informationshanteringslagens (906/2019) 7 §.

Nedan listas information som lämnas ut huvudsakligen från Kanto, Riihi och Sampo. Namn- och adressuppgifter baserar sig på information i kunddatasystemet när information lämnas ut.

• Anmälan till skattemyndigheterna om utbetalning av stöd enligt finansieringslagen (temporära lagen om finansiering av hållbart skogsbruk 34/2015).
• Jord- och skogsbruksministeriet och Livsmedelsverket har rätt att i samband med sina tillsynsuppgifter få information om de som söker och de som får stöd (temporära lagen om finansierings av hållbart skogsbruk, 44-45 §).
• NTM-centralen har rätt att få information för att kunna ge ett utlåtande om en ansökan om beskogningsstöd (lagen om temporärt stöd för beskogning (1114/2020).
• Anmälan om miljöstödsavtal till fastighetsdatasystemet (temporära lagen om finansiering av hållbart skogsbruk, 33 §).
• Framställan och dokument i anslutning till verkställandet (bl.a. behandlingsförbud, fullgörande av förnyelseskyldigheten, vite, återkrav av stöd, upphävande och uppsägning av miljöstödsavtal) av skogslagen (1093/1996), finansieringslagen (34/2015) och lagen om bekämpning av skogsskador (1087/2013) till Livsmedelsverket och anmälningar i samband med dessa till Lantmäteriverket (även viteslagen (1113/1990). Resultat av granskningar av att ovan nämnda lagar följs ges till Jord- och skogsbruksministeriet.
• Uppgifter om ersättningsansökningar för hjortdjursskador till Viltskaderegistret, som upprätthålls av Jord- och skogsbruksministeriet och Livsmedelsverket (Viltskadelagen 105/2009 35 §).
• Enligt 36 § i viltskadelagen (105/2009) har Skogscentralen trots sekretessbestämmelserna rätt att till andra myndigheter eller till Europeiska gemenskapens organ överlämna sådana uppgifter om ersättningstagaren som erhållits vid skötseln av uppgifter enligt viltskadelagen och som behövs för fullgörande av den inspektionsuppgift som föreskrivs för myndigheten eller organet eller för att se till att Europeiska gemenskapens lagstiftning har följts.
• Om en anmälan om användning av skog som kommit in till Skogscentralen gäller en sådan plats på vilken flygekorrar förökar sig och rastar och som nämns i en handling som NTM- centralen tillställt Skogscentralen, gör Skogscentralen en anmälan till NTM-centralen och markägaren samt till den representant för markägaren samt den innehavare av avverkningsrätten som skogscentralen känner till. (Skogslagen 14 b §).
• Skogscentralen underrättar markägaren och sådana representanter för markägaren och innehavare av avverkningsrätt som den känner till, om den har fått in en anmälan om användning av skog som gäller ett behandlingsområde där eller i vars närhet det finns en särskilt viktig livsmiljö eller ett skyddsobjekt. Om det gäller ett skyddsobjekt meddelar Skogscentralen också NTM-centralen. (skogslagen 7a§).
• Skogscentralen är skyldig att bistå andra myndigheter inom ramen för sina befogenheter och i den omfattning som ärendet kräver. När det gäller planlagda områden och områden som ska planläggas samarbetar Skogscentralen med kommunerna för att samordna målen med skogsanvändningen och målen med planläggningen. (förvaltningslagen 10§, skogslagen 25§).
• Lagstadgad panträtt enligt 21 § i skogslagen anmäls för inskrivning i lagfarts- och inteckningsregistret, samt anmälan när inskrivningen upphört. (jordabalken (540/1995) 20 kapitlet 2 § ja 6 §).

Utlämnande av uppgifter för forskning eller avhandling

Information i datasystemet kan utifrån ett administrativt beslut vid Skogscentralen lämnas ut för historisk eller annan vetenskaplig forskning eller för examensarbeten om det kan anses nödvändigt för forskningsplanen och forskningsarbetet har en ansvarig handledare.

En förutsättning för att information ska kunna lämnas ut är att information om enskilda personer inte avslöjas för utomstående och att den förstörs när personuppgifterna inte längre behövs för forskningen.

Annan utlämning av uppgifter

Information som berör en fysisk person och som inte är miljöinformation kan lämnas ut efter en skriftlig begäran med motiveringar efter ett administrativt beslut vid Skogscentralen.

Information kan också lämnas ut till myndigheter för olika planerings- och utredningsuppgifter, om behandlingen av personuppgifter behövs för att sköta en uppgift som är i det allmänna intresset eller för att utöva offentlig makt.

Öppen skoglig information som inte gäller fysiska personer kan lämnas ut från datasystemet i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet.

Skogscentralens externa behandlare av personuppgifter

Skogscentralen anlitar en extern tjänsteleverantör för att sköta betalningstrafiken, bland annat utbetalning av stöd enligt finansieringslagen. Till betalningsrörelsen hör bland annat utbetalningar av stöd enligt lagen om finansiering av hållbart skogsbruk och lagen om ett temporärt incitamentsystem för skogsbruket.

Till kurser och evenemang anmäler man sig via evenemangshanteringssystemet Lyyti. Till webbutbildningarna registrerar man sig i lärmiljön Gimlet LMS.

Skogscentralens datasystem produceras och upprätthålls av externa tjänsteproducenter inom datateknik och applikationer. Systemens centrerade användningsmiljö (servrar och datanät) produceras och upprätthålls av drifttjänstleverantörer.

Skogscentralen utvecklar sin verksamhet med hjälp av forskning. För att genomföra forskningen kan man använda utomstående organisationer som verkar för Skogscentralens räkning.

Tjänsteproducenterna är behandlare av personuppgifter med stöd av avtalen om informationsbehandling. Skogscentralen är dock registeransvarig.

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Information som publicerats på webbplatsen baserar sig på lag eller samtycke.

Enligt lagen om systemet för skoglig information (419/2011) är det den registeransvariga som avgör frågor kring användarrättigheter till skogsdatasystemet.

Användarrättigheter ges till Skogscentralens anställda i den utsträckning som de behöver för sitt arbete, i enlighet med Skogscentralens policy. Alla användare förbinder sig personligen att följa ett användar- och sekretessavtal. Skogscentralen följer regelbundet med användarrättigheternas omfattning och de anställdas arbetsbeskrivningar. Utomstående och anställda som inte behöver registret i sitt arbete har inte åtkomst till registret.

Datasäkerheten för registret och konfidentialiteten, integriteten och användbarheten när det gäller personuppgifterna garanteras med tekniska och administrativa medel.

Skogscentralen har avtalat med sina samarbetsparter som producerar tjänster om behandlingen av personuppgifter, i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen.

Sparande, arkivering och hantering av information styrs med en informationsstyrningsplan samt datasekretess- och datasäkerhetsanvisningar. Personalen utbildas regelbundet i hur man hanterar uppgifter rätt. Uppgifterna hanteras endast av de personer som har rättigheter till det i enlighet med sina arbetsuppgifter.

Skogscentralens informationshantering som helhet har auditerats mot grundnivån på informationssäkerhet enligt statsrådets förordning om informationssäkerheten inom statsförvaltningen (681/2010).

Utomstående auditeringar genomförs på datasystemen enligt riskbedömning.

Bildandet och upprätthållandet av Skogscentralens arkiv, samt uppbevaringstiderna, grundar sig på gällande principer för arkivering och på datastyrningsplanen och på lag.

Uppgifterna om en kund tas bort när de inte längre behövs för att sköta de lagstadgade uppgifterna. Uppgifterna raderas senast tio år efter att de senast har behandlats. En uppgift utplånas dock inte när det är nödvändigt att bevara den för att fullgöra ett åliggande som grundar sig på lag, eller om ett ärende är under behandling. (skogsdatalagen 15 §).

Uppgifter som hänför sig till stöd som beviljats med stöd av lagen om ett temporärt incitamentsystem för skogsbruket sparas i 10 år från den dag då stödet beviljades. Uppgifter som är nödvändiga att spara på grund av skötseln av en lagstadgad uppgift eller på grund av ett anhängigt ärende tas dock inte bort. En uppgift ska tas bort när det inte längre finns någon lagstadgad grund för behandlingen av den.

Ansökningar och blanketter som sparats som halvfärdiga i tjänsten MinSkog.fi sparas i 3 månader, varefter de tas bort. Skickade Metka-ansökningar sparas i tjänsten MinSkog.fi tills vidare. Felmeddelanden och kontaktbegäranden som skickats i tjänsten tas bort 6 månader efter att de har skickats. I kunddatasystemet sparas felmeddelanden och kontaktbegäranden tills vidare.

I anmälningsregistret för kurser och evenemang (Lyyti) sparas personuppgifterna så länge det behövs för att möjliggöra kundens anmälning till evenemanget och för att arrangera evenemanget.

Uppgifterna om kontaktbegäranden till kundtjänsten sparas i kontakthanteringssystemet (Elisa OC) i 2 år.

Uppgifter om att man tillhör kundgemenskapen sparas i kunduppgifterna så länge man är medlem. De enkät- och evenemangsuppgifter som samlas in om kundgemenskapens verksamhet sparas under den tid som är nödvändig för att utveckla tjänsterna.

Skogscentralen kan utnyttja automatiskt beslutsfattande i besluten enligt finansieringslagen och lagen om ett temporärt incitamentsystem för skogsbruket, om bestämmelserna tillåter och beslutet kan fattas i enlighet med ansökan.

Beviljande av stöd för tidig vård av plantbestånd, vård av ungskog och vitaliseringsgödsling samt beslutet om stödets slutliga storlek kan fattas automatiskt (temporära lagen om finansiering av hållbart skogsbruk 31a§).

Den registrerades rätt att kontrollera information, att få den rättad och att få den raderad, rätten att begränsa behandlingen av information, rätten att överföra information och rätten till invändningar bestäms i artikel 15-22 i EU:s dataskyddsförordning och i kapitel 5 i dataskyddslagen.

Skogscentralens skogsdatasystem, dess användningsändamål, personuppgifter i systemet och behandlingen av personuppgifterna definieras i lag. Därför har personer begränsad rätt att få uppgifter raderade, att begränsa behandlingen och att överföra informationen från ett system till ett annat.

Rätt till insyn

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter som finns om hen i registret. Man kan begära ut informationen med en fritt formulerad begäran eller på en blankett som lämnas in till Skogscentralens registratur eller kontor.

Största delen av sina egna personuppgifter ser man om man loggar in på e-tjänsten MinSkog.fi.

Rätt till rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att felaktiga uppgifter om henne eller honom korrigeras utan oskäligt dröjsmål. Man kan be Skogscentralen att rätta uppgifterna, antingen med det fritt formulerat brev eller genom att besöka ett av Skogscentralens kontor. Skogscentralens kontaktuppgifter

Rätt att göra invändningar och rätt att återkalla ett samtycke till behandling av uppgifterna

En skogsägare och en person i registret för samfällda skogar kan förbjuda att hens personuppgifter lämnas ut för skogsbruksrelaterad direktmarknadsföring och opinions- och marknadsundersökningar i tjänsten MinSkog.fi, antingen med en blankett eller genom att på annat sätt ge Skogscentralen motsvarande uppgifter. Skogscentralens kontaktuppgifter. En blankett för detta finns på skogscentralens webbplats, under Ärenden - Blanketter. Förbudet kan också återtas genom ett meddelande till Skogscentralen.

Kunder har rätt att be att bli borttagna från Skogscentralens sändningslista för nyhetsbrev, meddelanden och evenemangskommunikation. Begäran görs till Skogscentralens kundtjänst. I nyhetsbreven finns en länk för att bli borttagen från sändningslistan. Man kan också själv reglera marknadsföringsförbud och kursmeddelanden i tjänsten MinSkog.fi.

En person har rätt att när som helst avlägsna sig från Skogscentralens kundgemenskap. Begäran om att ta bort medlemskapet kan göras på Skogscentralens kundgemenskap Pihkas webbsida eller genom att kontakta kundtjänsten.

Att ta bort personuppgifter

Skogscentralen tar inte bort personuppgifter på den registrerades begäran, om det är nödvändigt att bevara uppgifterna för skötseln av Skogscentralens lagstadgade offentliga förvaltningsuppgifter eller på grund av ett anhängigt ärende. Om uppgifterna inte behövs för skötseln av uppgifterna passiveras de i kunddatasystemet.

Den registrerade har dock rätt att kräva att personuppgifterna tas bort om de behandlas på basis av hens samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke (till exempel nyhetsbrev). Dessutom ska begäran om att ta bort uppgifter alltid iakttas om personuppgifterna behandlas lagstridigt, till exempel om personuppgifterna av någon anledning har sparats längre än vad deras användningsändamål förutsätter.

Rätt att begränsa behandlingen

En person har rätt att begränsa behandlingen av sina personuppgifter om hen bestrider uppgifternas riktighet. Då begränsas behandlingen för en tid, så att Skogscentralen kan kontrollera uppgifterna.

I stället för att begränsa behandlingen kan Skogscentralen behandla påståendet om att uppgifterna inte stämmer och om deras lagstridighet så som förvaltningslagen föreskriver, och samtidigt försäkra sig om personens rättsskydd.

Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten om den registrerade anser att man i behandlingen av hans eller hennes personuppgifter bryter mot tillämpligs dataskyddsbestämmelser. Mer information finns i dataskyddsombudsmannens anvisningar.

Den här beskrivningen kan komma att ändras till exempel vid ändringar av bestämmelser, system och praxis. Vi ser regelbundet över beskrivningens innehåll och uppdaterar det efter behov.

Mer information om behandlingen av informationen i skogsdatasystemet och om utlämnande av den finns på Skogscentralens webbplats under Ärenden – Hantering och överlåtelse av uppgifter.