Metsäkeskusten toiminnan yhtenäisyyttä seurataan tarkasti
Metsäkeskusten toiminnan yhtenäisyyttä ja laatua seurataan säännönmukaisilla arvioinneilla. Yhteinen toimintajärjestelmä on sertifioitu laatu- ja ympäristöstandardien pohjalta. Elokuussa sertifiointi laajeni kattamaan myös työterveys- ja työturvallisuusvastuut.
Metsäkeskusten viranomaistoiminta sai Inspectan myöntämän laatusertifikaatin 2007. Sen jälkeen sertifiointi on laajentunut kaikkiin asiakastoimintoihin sekä ympäristöasioihin. Sertifikaatti kattaa metsävaratiedon keruun ja metsäsuunnitelmien laadinnan, kunnostusojituksen ja tienrakennuksen toiminnat, viranomaistoiminnan sekä asiantuntijapalvelut. Sisäisille hallinto- ja tukipalveluille haetaan sertifikaattia vuoden 2010 lopussa.
Yhtenäinen asiakaspalvelu on tärkeää
- Toimintajärjestelmän keskeisenä tavoitteena on asiakaspalvelunyhtenäistäminen ja toiminnan tehokkuuden parantaminen. Ulkoisissa arvioinneissa asiakaspalautteen keruu ja hyödyntäminen on ollut yksi keskeinen aihe. Käyttöön otettu valtakunnallinen metsänomistajien puhelinhaastattelujärjestelmä on systematisoinut asiakaspalautteen keruuta, toteaa johtaja Ari Niiranen Metsäkeskus Pohjois-Karjalasta.
Sisäiset auditoinnit tehdään vuosittain 3-4 metsäkeskuksen alueella. Keskeinen tavoite on ollut varmistaa yhteisten linjausten toteutuminen kenttätason toiminnassa. Arviointiryhmät kootaan metsäkeskusten ja Metsätalouden kehittämiskeskus Tapion henkilöstöstä. Paikallistoimistokäynneiltä haetaan aina myös ehdotuksia toiminnan kehittämiseen.
Ulkoinen arviointi on tärkeää
- Sisäisten auditointien tulokset käsitellään johdon katselmuksessa joulukuussa. Tällöin johtajat saavat kokonaisarvion yhteisten prosessien soveltamisesta ja kehittämistarpeista. Kevään katselmuksessa keskitytään tulosten arviointiin. Ulkoinen arvioinnin kautta olemme saaneet palautetta toimintajärjestelmän johtamiseen, summaa Niiranen johdon roolia.
Toimintajärjestelmä on yhteinen kaikille metsäkeskuksille. Toimintojen päälliköt ovat käyttäneet merkittävän työpanoksen yhteisten prosessien määrittelyyn. Olennaisimpana asiana on ollut yhteisiin tuotteisiin ja palveluihin liittyvien menettelyjen ja vaatimusten kuvaaminen. Erityisesti viranomaistoiminnassa on tarkennettu hallintomenettelyjä ja yhteisiä asiakirjamalleja. Toimintajärjestelmä on kaikkien metsäkeskusten toimihenkilöiden käytössä sisäisessä intranetissä.
Lisätietoja
Johtaja Ari Niiranen, Metsäkeskus Pohjois-Karjala, puh. 020 772 8201
Laatupäällikkö Pertti Syrjälä, Metsätalouden kehittämiskeskus Tapio, puh. 020 772 9083
21.12.2009